Wir beginnen mit einer umfassenden Analyse der bestehenden Systemlandschaft. Auf dieser Basis entwickeln wir ein Zielbild, das nicht nur die technische Machbarkeit, sondern auch die strategischen Anforderungen berücksichtigt: Sicherheit, Skalierbarkeit, Compliance, Budget und Nutzerfreundlichkeit. Wir beraten bei der Auswahl der richtigen Plattform- und Lizenzmodelle – inklusive spezieller Nonprofit-Lizenzen – und entwerfen ein Sicherheits- und Governance-Konzept, das Klarheit in Verantwortlichkeiten, Rechte und Datenflüsse bringt. Daraus entsteht eine konkrete Migrationsstrategie mit klar definierten Meilensteinen und Rollback-Szenarien.

Wir setzen den Zugang so auf, dass er von Anfang an stabil, sicher und zukunftsfähig ist. Dazu gehören: die saubere Einrichtung von Domänen und DNS-Einträgen, das Anlegen und Strukturieren von Identitäten und Gruppen, das Setzen von Basisrichtlinien für Sicherheit und Zusammenarbeit sowie die Berücksichtigung aller relevanten Compliance-Anforderungen (DSGVO, EU-Datenhaltung)

Wir planen und steuern die Migration der bestehenden Postfächer. Dafür entwickeln wir eine Cutover-Strategie, die den laufenden Betrieb nicht stört. Die produktive Umschaltung erfolgt in einem definierten Wochenendfenster, sodass am Montag alle Mitarbeitenden arbeitsfähig sind. Profile, Verteilerlisten und Kalender werden übernommen, getestet und abgenommen. Die Altumgebung wird fachgerecht archiviert und anschließend außer Betrieb genommen.

Wir prüfen vorhandene Fileserver-Inhalte strukturiert. Dabei bilden wir bestehende Berechtigungen in der neuen Umgebung ab, bereinigen veraltete Strukturen und sorgen für klare Regeln. Kommunikations-Tools werden so eingerichtet, dass es Zusammenarbeit erleichtert, ohne Chaos in Kanälen oder Dateien zu erzeugen. Abteilungen erhalten dedizierte Arbeitsbereiche, und die Rechteverwaltung folgt einem transparenten Lebenszyklusmodell.

Wir binden Laptops, Smartphones und Tablets der Mitarbeitenden ein und sorgen so für zentrale Verwaltung. Geräte erhalten Richtlinien für Verschlüsselung, Updates, Passwörter und App-Management. Dadurch reduzieren wir die Angriffsoberfläche und stellen sicher, dass nur sichere, compliant Devices Zugriff auf Unternehmensressourcen haben. Virenschutz und MFA wird als zusätzlicher Schutz implementiert.

Vor dem Go-Live führen wir strukturierte Testfälle und Smoke-Tests durch, um sicherzustellen, dass alle Kernfunktionen laufen. Nach der Migration setzen wir Monitoring auf, um Systeme proaktiv zu überwachen und Auffälligkeiten frühzeitig zu erkennen. Änderungen erfolgen nicht ad hoc, sondern über ein sauberes Änderungsmanagement, das Transparenz schafft und Stabilität sichert.

Wir stellen sicher, dass die neuen Tools nicht nur vorhanden, sondern auch genutzt werden. Dazu führen wir kompakte, praxisorientierte Trainings für Mitarbeitende durch, bieten gezielte Admin-Schulungen an und liefern leicht verständliche Quick-Guides und Dokumentationen. Das Ziel: Jede:r weiß, wie das neue System funktioniert, ohne Überforderung.

Nach dem Go-Live endet unser Projekt nicht abrupt. Wir begleiten die Organisation in einer definierten Nachbetreuungsphase mit klaren Reaktionszeiten (z. B. <4h bei kritischen Themen). Kleinere Verbesserungen und Optimierungen werden kontinuierlich umgesetzt, bis sich das System im Alltag stabilisiert hat. So stellen wir sicher, dass das Projekt nachhaltig Wirkung entfaltet.